Цитируем одного из наших партнеров, директора юридической компании "Grand" Андрея Воробец. Орфография и пунктуация авторские.

"Я директор юридической компании”Grand”, хотел бы рассказать о своем опыте выбора системы планирования для небольшой компании.

Конкретно - для своей. Сейчас у меня работает 17 сотрудников, для нашей отрасли это не мало, мы считаемся средней компанией на рынке. За последние два года выросли в 2 раза, количество клиентов увеличилось в разы. Основной сущностью, с который мы работаем - это дела наших клиентов. Дело - это десятки и сотни документов в каждом.

В процессе бурного роста мы поняли, что работать с бумажными экземплярами документов уже не то, что неэффективно, а просто невозможно: ни найти, ни передать сотруднику документ по делу быстро не получалось.

Полтора года назад мы приняли решение все документы хранить в электронном виде, сканировали все, что поступало в агентство.

Хранили сначала в общих папках на своем сервере, затем, когда места перестало хватать, перешли в "облако".

К тому же, в "облаке" надежнее - жесткие диски имеют свойство “сыпаться”.

Документы хранили по папкам, каждый клиент в отдельной папке, далее года, далее - дела по клиенту и т.д.

В качестве "облака" выбрали Google Диск - адекватная цена, развитая инфраструктура дополнительных приложений, высокая безопасность хранимых данных.

Естественным продолжением использования Диска стала работа в Google Документах. Отпала потребность в офисных приложениях, тем более в условиях ужесточения лицензионной политики Windows.

Google Почтой мы и так уже пользовались.

Но просто хранить файлы по папкам было недостаточно, каждый документ дела имел дополнительные атрибуты: исполнителя, срок действия либо исполнения, версию и т.д.

Не бывает просто документа, он всегда создается и редактируется в рамках какой-либо задачи или дела.

С ростом компании все насущнее чувствовалась потребность в структуризации, в такс-менеджементе не в экселе, а совместно с сотрудниками, в идеале - с любого устройства.

Пару месяцев назад я принял решение перевести планирование задач, работу над документами и контроль сроков в специализированную систему.

Сейчас на рынке сотни систем планирования - от простых todo листов до многофункциональных корпоративных порталов.

Чтобы не запутаться и не тратить драгоценное время на анализ этого огромного рынка, определили для себя ключевые, жизненно необходимые функции системы. У нас не было цели досконально изучить все функции каждого продукта: если мы видели отсутствие принципиальной функции, дальше не рассматривали продукт.

Еще раз обращаю внимание, что мы не искали систему для управления проектами, бОльший упор был на планирование и контроль задач в команде, совместной работы над документами, на документооборот между участниками задачи.

Так как систему подбирал в первую очередь для себя, то все рассмотренные системы тестировал сам. Мне было важно оценить работу именно со стороны руководителя.

Принципиальные, ключевые возможности для нас:

  • полная мобильность - система должна работать одинаково с любых устройств;
  • “не подсаживаться на крючок” - иметь доступ ко всем наработанным документам в случае отказа от использования продукта;
  • простота и минимум настроек, зашел и начал работать- нам не нужны диаграммы Ганта, десятки полей в задании, различные редакторы набора полей, расчет ресурсов и стоимости, отслеживания ошибок и др.;
  • русский язык;
  • поддержка произвольной иерархической структуры директорий как на десктопе. Нам было необходимо сохранить возможность хранить документы и задания в виде дерева папок, в той структуре, к которой мы привыкли;
  • минимальная цена (или бесплатно).

Вначале попробовали то, что первым выходит в строке поиска Яндекса и Гугла по соответствующим запросам.

Начали мы работать с Asana ( ссылка ), нам понравился интерфейс, быстрое начало работы для новых пользователей, скорость работы системы.

Использовали неделю, думал, вот оно!

Но на деле столкнулись с несколькими неприятными моментами (которые впоследствии оказались основными причинами, по которым пришлось отказаться от Asana):

Исполнитель сам по своему усмотрению может менять дату выполнения задачи! Например, я выдаю задачу, ожидаю ее исполнения либо неисполнения к назначенному сроку, и в последний день выясняется, что исполнитель сдвинул дату на неделю вперед. Как я об этом должен догадаться!?

Как реализовать жесткий контроль и исполнение сроков?

И второе, ключевое для меня, как руководителя - нет необходимой мне аналитики. Самый очевидный отчет “Количество задач по исполнителям по статусам” построить не удалось.

Пришлось отказаться от Asana, хотя многое нам подходило.

В конце недели использования Asana столкнулись с еще одной проблемой, которая была не очевидна вначале - мы не смогли выгрузить все документы, наработанные и загруженные в систему за неделю! Сотрудникам пришлось вручную сохранять каждый документ, атрибуты Дела из системы к себе.

Сложно представить, что бы мы делали, если бы по какой либо причине пришлось через год менять систему - “пропало все, что нажито непосильным трудом!”

Добавили этот пункт в “ключевые возможности” при оценки следующих систем.

Следующую систему нам посоветовали друзья из рекламного агентства, говорили, живут в ней уже два года, очень довольны!

Trello ( ссылка ) - оригинальная система управления проектами, удобно видеть разом весь проект со всеми задачами, с их статусами. Ориентация на “поток”, задачи перетекают по статусам и “доскам”. Понимаю ребят, которые мне посоветовали - для их деятельности, похоже, очень подходит

Но нашим далеким от концепции “канбан” юристам не очень близка эта методология. И все- таки Trello заточен под проектную работу, много процессной деятельности в него не вместить.

Из ключевых возможностей, необходимых нам - структуру наших папок не поддерживает.

Три дня тестов на 5 сотрудниках, в итоге не “зашло” у нас.

В обзорах одним из лидеров был Basecamp. Посмотрел его сам с заместителем, остальных коллег даже не привлекал.

Основные выводы после дня использования:

- нет русского языка, мои юристы - не программисты, им еще неделю придется разбираться в продукте...

- платное, сразу и много независимо от количества пользователей (99 долларов в месяц).

Из замеченных полезных фишек - чат по задаче, протокол действий по задаче, вся история действия под рукой.

Несколько больших НО не позволили продолжить работу в Basecamp:

Как прикладывать документы к задаче?

Как сделать цепочку поручений?

Как указать ответственного исполнителя задачи и соисполнителей?

Подозреваю, что не глубоко копал, возможно, все это есть, но с учетом стоимости и английского языка дальше разбираться желания не было.

Вердикт - не для нас.

Еще один популярный (судя по обилию рекламы) продукт - Wrike ( ссылка ).

Но мне показался для ведения всех дел и личных и рабочих в одном месте явно “великоват”.

Да и цена в 10 долларов в месяц за пользователя тоже великовата.

Мой коммерческий директор использует для личного планирования (они с женой обсуждают покупки в супермаркете в нем) - RememberTheMilk ( ссылка ), удобно, просто, есть теги, выборки, различные сортировки и группировки, можно "расшаривать" дела другим людям, но как прикладывать файлы??

Не подходит.

Понимая, что искать можем еще долго, решил сузить критерии поиска: так как мы используем Google инфраструктуру, разумно оплаченные и используемые приложения (Почта, Документы, Календарь и др.) сделать частью системы планирования.

Первая система, появляющаяся в поиске по запросу “планировщик задач для пользователей google” - GQueues ( ссылка )

Что понравилось: глубокая интеграция с сервисами Google, задание из Почты, Задачи в Календарь Google, работа с Google Документами.

Возможность оставлять комментарии к задачам, прикреплять файлы, в том числе создавая их сразу в Google Документах.

  • Но только два уровня вложенности папок...
  • Как назначать конкретного ответственного исполнителя и просто ознакомителей?
  • Нет логической цепочки: задача - ответ на задачу с документами.
  • Нельзя загружаемые документы сразу сконвертить в Google Документы.

Партнер, помогавший нам внедрять Google Apps, посоветовал посмотреть новый сервис Brown Boot Works ( ссылка ) - Мобильный офис для совместной работы над задачами и документами для пользователей Google, как они себя позиционируют.

Что понравилось сразу:

  • приятный интерфейс;
  • быстрый старт - пару нажатий (или тапов, как в моем случае - я начал работать прямо со смартфона) - и задача коллеге отправлена с приложенным документом!
  • понятная иерархия - в папках лежат задачи, в задаче документы, и самые необходимые поля: срок, исполнитель, ознакомители, история ответов;
  • возможность отправить напоминание о задаче в популярные мессенджеры на почту, также можно поделиться самим текстом задачи и документами в ней;

Другие важные моменты, полностью удовлетворяющие наши потребности:

Все хранится на нашем (!) гугл диске, мы никогда не останемся без наших файлов.

Одно дело доверить документы Google Диску, другое - разработчикам одного из сотен сервисов, без возможности легко их оттуда забрать.

В ответы можно вкладывать подготовленные документы, делиться ими, совместно работать над версиями.

Стоимость -1,5 доллара за пользователя в месяц или 18 долларов в год, бюджетно!

Это было похоже на идеал для нас!

Мы просто продолжили использовать уже существующий Google Диск, Brown Boot Works это надстройка над сервисами Google, предоставляющая дополнительные функции планирования и контроля.

Сейчас уже месяц работаем в Brown Boot Works, пока все устраивает. Радует, что периодически появляются новые функции: интеграция с Google Календарем, возможность создавать повторяющиеся задания, новые статистические отчеты - сколько за период получено заданий, сколько выдано, сколько просрочено, сколько накоплено файлов и тому подобная полезная информация. Для меня это очень важно!