Brown Boot Works - мобильное управление задачами, списками дел, проектами и документами для пользователей Google и G Suite

ссылка

Я руководитель небольшой ИТ компании. Мы оказываем клиенту услуги по разработке программного обеспечения, внедрению и сопровождению. Часть наших сотрудников работает удаленно из дома. Я сам довольно мобилен, выезжаю в другие города, встречаюсь с клиентами, нахожусь в офисе меньше половины рабочего времени.

Год назад мы решили, что нам нужен 100% удаленный доступ из любой точки мира и с любого устройства к 100% информации компании. Никаких половинчатых решений. Мы купили корпоративный домен Google Apps for Work, сейчас он называется G Suite.

Мы перешли на GMail, интенсивно используем для коммуникаций Hangouts, ежедневно используем Google Calendar, перенесли все свои документы и файлы на Google Drive, создали систему папок с разграниченным доступом. Для работы с текстами и таблицами используем только Google Docs, активно работаем с документами в режиме совместного доступа. И все это каждый из нас делает с любого устройства в любое время. В общем внедрили на все сто.

Я как руководитель был вполне удовлетворен результатом и новой технологией. Но аппетиты растут. Возникло желание повышать уровень сервиса и свою продуктивность, не выходя из экосистемы Google + Android, в которую мы все уже изрядно вжились. Что же мне было нужно:

1- Управление командой и делами со смартфона

- видеть поток задач компании и держать их на контроле,

- планировать все задачи на день, на неделю, и свои личные дела, и рабочие,

- связать все это с Почтой, Календарем и несколькими мессенджерами,

2- Управление нужным мне контентом со смартфона

15-20 человек это небольшой коллектив, тем не менее общая структура выросла до нескольких сотен папок с глубиной вложенности 5-8 уровней, десятки тысяч файлов. Мне из них нужно 5-7 процентов. Найти их трудно. Мне бы хотелось иметь свою (!) структуру папок, в которой были бы доступны только нужные мне общие документы, те которые проходили в моих делах, может быть итоговые и самые важные, и те которые могут понадобиться в будущем и должны быть быстро найдены.

3- Весь документооборот компании на моем смартфоне

Это вообще возможно? Я почти не создаю документов. Но я их читаю, вношу коррективы, пересылаю другим участникам и клиентам. И я хочу иметь возможность это делать всегда и везде в реальном режиме времени.

В итоге у меня появился сервис Brown Boot Works. Я просто вошел в него со своим Google Account со своего смартфона, подключил своих сотрудников, и начал работу.

*Как было и как стало с Brown Boot Works*

Задания

Просто задания. Задания от меня и задания мне. Нажал Создать, наговорил текст, выбрал исполнителей, поставил срок. Все. Клавиатуру смартфона не вызывал. Уведомления ушли участникам. Жду ответы с документами.

Календарь

А чтоб Исполнители не пропустили срок, я просто нажимаю в сервисе иконку Календаря, и отправляю Задание. В Календаре будет создано мероприятие с нужной датой и временем, исполнители получат на него приглашение, и например, за 1 час до мероприятия получат оповещение на своем смартфоне или ПК. Трудно пропустить.

Создал папки

Папки только для себя. Личное, Финансы, Клиенты, внутри Клиент1, Клиент2… и так далее. Создаю задания прямо в папках. Они там и остаются с вложенными в них документами.

Из почты

В мою почту много всего падает. Но одно письмо из десяти важное. Например, клиент прислал Техническое Задание, и спрашивает, за какую цену я его выполню.

Мои действия раньше:

скачал себе на устройство ТЗ из почты

закачал его в нужную папку на Google Drive

преобразовал ТЗ из формата MsWord в формат Google Docs

открыл доступ трем исполнителям к ТЗ

переслал им исходное письмо

добавил в письмо примерно такой текст “Ребята, до среды надо сделать оценку…”

записал себе в специальную табличку, что надо отослать оценку клиенту, чтобы не забыть

Мои действия сейчас:

нажал “Создать задание из почты” и выбрал письмо

выбрал из списка исполнителей и выбрал срок. Все.

А когда Оценка для клиента разработана, исполнители написали мне Ответ в Задание и вложили документ. Я открыл прямо в Задании, внес коррективы в цену. Нажал “Поделиться в почту”, выбрал из контактов клиента. Документ автоматически преобразовался в так привычный клиенту формат MsWord, и отправился ему в почту.

Это просто для примера. Я не смогу тут быстро описать все возможности сервиса Brown Boot Works, но поставленные перед собой выше задачи продуктивности я решил. И это главное.

Еще раз ссылка на сервис  ссылка

#brownbootsoft #bbworks #gsuite #googleapps