На сегодня в бизнесе наработаны десятки инструментов исследования деятельности. В этом кейсе были применены «метод дефектной ведомости» и «событийная фотография сделки».

В логистической компании работает 40 человек. Многие сотрудники и менеджеры постоянно жалуются директору на перегрузку и просят нанять еще людей. Компания прибыльна. Как директору точно узнать, нужны ли еще сотрудники?

Применили «метод дефектной ведомости», разработанный Побиском Кузнецовым. Он позволяет определить уровень дефектности системы, оценить объём потери ресурсов. Основной ресурс в сервисной компании, относящийся к сотрудникам, − это объём их внимания к сделкам. Хватает ли его для реализации сделок?

За 10 месяцев компания выполнила 1100 заявок на перевозку (сделки). Среди них определили среднюю сделку по обороту, срокам, трудоёмкости. Далеё изучили её более глубоко. Опросили сотрудников и выяснили, что эта сделка была выполнена за 57 шагов с суммарной трудоёмкостью около 6 часов. При таком расчёте не требуется точности до секунд или минут. Итого получили оценку вложений компанией внимания сотрудников в сделки на уровне 1100х6=6000 часов.

За те же 10 месяцев суммарное рабочее время сотрудников составило 40х168х10 = 67200 часов!

Получается, что сотрудники потратили 67000 часов, а выполнили работы на 6000 часов. Максимальный объём потерь из-за дефектов организации дел составил 61000 часов.

Теперь директор точно узнал, что набор новых людей, может, и решит проблему перегрузки некоторых сотрудников, но при этом точно ухудшит и без того низкую эффективность. Надо заниматься оптимизацией.

Следующим шагом мы начали изучать потери в 61000 часов с целью понять, куда именно расходуется внимание. Например, мы вычислили объём времени, который тратит компания на ранние стадии воронки продаж. Внимание расходуется, но до реальных сделок компания не доходит и это не потери. Над этими затратами внимания и над их оптимизацией далеё размышлял уже коммерческий директор.

Изучение дефектов системы позволяет увидеть «объём проблемы», начать оптимизацию и в итоге повысить эффективность деятельности.