Для работы с некоторыми процессами в бизнесе не всегда удобно закупать и использовать специализированные компьютерные программы. В некоторых случаях такие программы могут создавать определенные сложности: требуются обученные сотрудники, данные скрываются внутри программы в определенном (зачастую не адекватном) виде, обработка данных занимает слишком много времени и т.п.

Более удобно представить процесс в виде картинки (или набора слайдов), визуализировать его. При этом чем проще картинка, тем удобнее ею пользоваться.

В нашей практике несколько лет назад мы столкнулись с проблемой следующего вида. Продукция одной торговой компанией закупалась в нескольких странах и попадала в РФ разными маршрутами. Самолетами в Голландию, где происходила перегрузка в автотранспорт, а также догруз, затем разными маршрутами (через разные страны) через границу России, причем как с попаданием на СВХ, так и минуя их. То есть заказы имели различные маршруты и руководству компании, чтобы определиться где, какой заказ находится, приходилось проводить целую разведывательную операцию с обзвоном ответственных лиц на различных этапах маршрутов. Причем эту информацию потом приходилось собирать от нескольких "звонарей" на совещании.

И так каждый день, 2-3 часа рабочего времени, несколько сотрудников добывали информацию и обменивались ею друг с другом.

Мы предложили одному менеджеру по логистике использовать визуальную картинку такого вида:

Картинка немного упрощена, чтобы не давать информации о поставщиках, но в целом суть сохранилась.

Менеджер по логистике в моменты физического перехода заказа в следующее звено просто перетаскивал ячейку с номером заказа и при необходимости делал необходимые пометки (номера рейсов, даты прибытия или убытия и т.д.).

Это позволило сэкономить массу времени и нервов другим сотрудникам и руководству компании, которые в любой момент времени могли наблюдать расположение заказов и порядок их движения.