Помощь
Вопросы Решения Блоги Сообщество Возможности Мероприятия

У вас отключены Cookies. Для полноценной работы с сайтом необходимо их включить.

Польгин 1
Пользователь
Вопрос закрыт

Как сократить расходы на бумагу в офисе?

В офисе 50 принтеров. Очень дорого обходится бумага и заправка. Как сократить расходы в офисе? Ест может какие решения?

Екатерина 71
Финансист, умею законно снижать налоги.
24 апреля

Уточните, пожалуйста, какой у вас вид деятельности?

Польгин 1
Пользователь
24 апреля

Логистика

Екатерина 71
Финансист, умею законно снижать налоги.
24 апреля

Электронный документооборот - отличное решение. Мало того, что он сильно упрощает жизнь в части расходов на бумагу и содержание орг. техники, так еще и серьезно ускоряет документооборот. Нажать кнопку "подписать" в электронном реестре проще, чем на бумаге расписываться, а потом еще куда-то второй экземпляр передавать. Итог - быстрее ходят деньги и сокращается объем зависшей дебеторки

В моей компании очень большой расход бумаги был, потому как основной вид деятельности - создание архива (бухгалтерия).

Сейчас мы повсеместно переходим на электронный документооборот. По электронным каналам общаемся и с налоговой и прочими контролерами, и с клиентами. За 2016 год объем расходов на канцелярию упал в три раза, тогда как растет и объем клиентской базы и запросы от проверяющих (читай -
запросы на предоставление очередных бумаг).

Используем сервис 1С-ЭДО. Но это не самый популярный ресурс. Нам удобно все видеть в режиме одного окна (в 1С и учет и все документы), среди клиентов популярнее Диадок. Я Диадок не люблю - он дороже и за синхронизацию с 1С берет отдельные и не малые деньги.
Использование Диадока могу только объяснить популярностью среди контрагентов. Когда приглашаешь кого-то обмениваться документами с электронными подписями - все уже какой-то частью присутствуют в Диадоке, а для 1С нужно выпускать отдельные ключи.

Ирина 67
Кандидат экономических наук, маркетолог
24 апреля

Польгин, делюсь реальным опытом сокращения затрат. В его основе метод бережливого предприятия или производства (Lean). Что мы делаем: все возможные документы печатаются на черновиках, то есть обязательно используется вторая сторона листа. Разумеется это касается только тех документов, печать на черновике которых допустима. А их в компании обычно не мало (служебные записки, проекты каких-либо документов и пр.). Увы, но даже при наличии хорошо работающей системы электронного документооборота, без бумажных документов никуда. Поэтому оптимизируйте соотношение бумажных и электронных документов. Можете даже регламентировать этот процесс, если нужно.
Более того, чтобы не было проблем с принтерами, мы запретили использование степлеров. Только скрепки. Это упрощает подготовку черновика и не портит "дырками" бумагу, снижает риск зажевывания бумаги в принтере.
Компания очень крупная, эффект оказался очень ощутимым. Но такую систему можно внедрить только при одном условии - внедрит её директор и будет сам или по поручению контролировать процесс. Без контроля этот механизм не работает.
Это кратко, но думаю, общий смысл вы поняли.

Польгин 1
Пользователь
24 апреля

Спасибо Вам большое за информацию.

Ирина 67
Кандидат экономических наук, маркетолог
24 апреля

И кстати, периодически используем карательные меры к персоналу, который распечатывает личные документы. Если принтеры имеют сетевую настройку, то можно с помощью специальных программ отследить, с какого принтера кто и что распечатывал. Обычно люди не трудятся переименовывать файлы, поэтому вы там тоже много информации интересной получите об интересах ваших работников :) Стандартно - рефераты, контрольные детям, себе рецепты и пр.
По технической стороне не проконсультирую, тут лучше к вашим сисадминам обратиться. Но это может сэкономить и на принтерах к примеру. Других способов экономии на заправке картриджей не знаю.

Польгин 1
Пользователь
26 апреля

Вы можете прислать пример программы?
да у на сетевые HP
Если сюда нельзя то можно на почту email

Ирина 67
Кандидат экономических наук, маркетолог
27 апреля

Польгин, увы. Я маркетолог :) Таких тонкостей не знаю. Просто ставлю задачу, а какими инструментами их реализуют, не скажу. Боюсь там есть нюансы и не хочется дать вам непрофессиональный совет.
Попробуйте задать сообществу вопрос по этой теме. Наверняка откликнутся.

Авторизуйтесь, чтобы иметь возможность отвечать на вопросы